株式会社イーワークス

 

SAAS勤怠管理システム

狙い

勤怠管理は、社員の出勤・退勤・欠勤状況を把握し、勤務時間の遵守をモニターする最も基本的な業務です。
各この業務をシステム化することにより出勤状況だけでなく、残業、年休その他休暇の管理や給与計算との効率的な業務連携にもつなげる事ができます。

特徴

勤怠管理システムの導入というと、大規模ユーザーでは準備も含めると1年以上もかかるケースも多く、中規模ユーザーでも半年程度はざらで、小規模ユーザーでは検討や準備作業の負担に耐えられないことが多くあります。SAAS勤怠管理システムでは、準備作業を軽減し投資リスクをなくす工夫がなされています。

環境について
コンピュータシステムを導入する為には、環境としてサーバーを用意し、システムを動かすOSその他のソフトのバージョンを管理するなどIT要員の支援が必要になります。SAAS勤怠ではこの作業は不要になります。
試用期間について
SAAS勤怠にお申し込みされると、お客様は、部門、従業員、勤務パターンを登録していただくだけで導入作業が概ね完了します。
システム化の業務運用が可能か容易にご判断いただけます。1ヶ月の無償試用期間中に検証し投資リスクをヘッジできます。

運用フロー

導入と運用の自動化が進み、人が行う業務を極力減らして運用できるように工夫されています。

日次処理
打刻データ収集・勤務表作成は自動化されているので、社員が残業、休暇など勤怠データを勤務表に申請し、承認者が社員の申請データを適時承認するだけです。
月次処理
承認者の最終確認のための承認を行います。これを受けて月次締め登録を行い、以降のデータ訂正を禁止します。
月次締め後、給与データ出力を行い給与システムへ提供し、勤務表印刷を行うことができます。
随時処理
勤務のシフト体制を変える場合は、ユーザーの運用方法に合わせて実施できます。例えば、毎日1週間分を変更するとか、毎週翌週分を変更するとか、1ヶ月分を変更し微調整を毎日または毎週行うといった具合です。

勤務表

勤務表は、勤怠管理システムe-worksと同じ表を利用できます。
従業員の勤務表は、当月及び翌月2ヶ月分をシステムが自動的に作成します。
勤務表は、カレンダーと勤務パターンを表示しており、勤務パターンに登録されている設定情報に準じて実働時間も予め計算して表示します。

勤務打刻

「打刻をする」人、「しない」人の指定は従業員マスターで行う事ができます。「打刻をする」と設定した人は、打刻がない場合にエラー表示されます。「打刻をしない」と設定した人も打刻はできますがエラーのチェックは行いません。
タイムレコーダ機器は、ICカード方式や生体認証など各種あり、LAN環境を必要としないNFC対応型スマホ、入退出機器に接続するなどニーズに応じた選択が可能です。
また、Web打刻機能は、e-works(SP)に含まれていますのでタイムレコーダ機器無しで打刻を行えます。

出退勤例外、休暇、休日出勤などの処理

出勤例外は出勤区分、退勤例外は退勤区分、就業形態の例外は勤休区分の各欄から該当項目を選んで勤務表に記録できます。
各区分は予め設定してありますので、そのままご利用になれます。
項目調整について、出勤区分、退勤区分についてはご相談下さい。勤休区分については、設定画面を用意してあります。
出勤区分
  • 打 忘(打刻忘れ)
  • 直 行
  • 出 張
  • 時 差
  • 電 遅(電車遅延)
退勤区分
  • 打忘(打刻忘れ)
  • 直 行
  • 出 張
  • 打忘(打刻忘れ)
  • 直 行
  • 出 張
勤休区分
  • 振 休
  • 半 代(半日代休)
  • 代 休
  • 半 振(半日振休)
  • 有 休
  • 半 休
  • 積 休
  • 特A(特別休暇A)
  • 特B(特別休暇B)
  • 特C(特別休暇C)
  • 欠 勤
  • 半 欠(半日欠勤)
  • 休 職
  • 休 出(休日出勤)
  • 振 出
  • 振 半(半日振出)
  • 代 出
  • 代 半
  • 不在(不在籍)

時間報告機能

時間登録は勤務パターンと異なる勤務状況が発生した場合にのみ行います。

所定内実働時間
勤務表で所定内勤務時間と所定内深夜時間を登録できます。各人の勤務パターンにある所定内実働時間が予め勤務表に記載してあります。
控除時間
遅刻時間・早退時間・その他控除時間がある場合、勤務表に登録します。
残業時間
普通残業時間・深夜残業時間・割無時間・早出残業時間がある場合、勤務表に登録します。休日勤務時間、法定・法外休日の実働時間を深夜時間と分けて勤務票に登録できます。

コンプライアンス

時間登録は勤務パターンと異なる勤務状況が発生した場合にのみ行います。

申請・承認機能
勤務表の日別データは常に月集計が行われ自主確認できると同時に、管理者も承認画面から同じデータをチェックする事ができます。
月次集計機能
勤務表の日別データは常に月集計が行われ自主確認できると同時に、管理者も承認画面から同じデータをチェックする事ができます。

管理者は、部下の月集計デ-タを一覧で画面で確認できます。必要に応じて印刷する事も可能です。

シフト

勤務形態のシフトの登録とは、勤務パターンを勤務表に登録する作業です。 シフト運用形態は様々あるので、多くのバリエーションを用意してあります。勤務表を作成する時に同時に勤務パターンを自動登録する方法や勤務表の更新、日別シフト作成画面と時間帯別シフト作成画面を利用することができます。

外部接続機能

外部接続は全てCSV媒体を通じて行います。 外部接続口は大きく分類して下記の3つあります。

給与データ出力管理データ出力人事データ取り込み

詳細は、外部接続をご参照下さい。

パラメータ設定

e-works(SP)をより便利に利用できるパラメータを登録できる画面を用意してあります。
パラメータは予め業務を想定して設定してありますが、変更が必要となる場合には下記の画面を用意してあります。

  • カレンダー
  • 承認規則設定
  • 権限設定
  • 勤休区分設定
  • 締切処理
  • 給与データ出力

導入ステップ

SAAS勤怠はトライアル期間がありますので、まずはお気軽にお試しください。
お申し込みから運用開始までの概略ステップは下記のフローになります。

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